QR-RECHNUNG

Übersicht, aktueller Stand und weiterer Zeitplan

Ab Juni 2020 müssen auch Unternehmen in der Lage sein, QR-Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Der aktuelle Stand in der Übersicht.

Aufbau und Nutzungsmöglichkeiten der QR-Rechnung

Rein optisch fallen vor allem der QR-Code mit dem Schweizerkreuz und die schwarzweisse Gestaltung ins Auge. Die QR-Rechnung kann wie gehabt als Beilage oder in die Rechnung integriert genutzt werden und besteht aus Zahlteil und Empfangsschein. 

Der Zahlteil mit Empfangssschein der QR-Rechnung ersetzt nun die roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine und kann für Rechnungen in Schweizer Franken oder Euro genutzt werden. Der namensgebende QR-Code wird für alle Zahlarten und Referenzen verwendet und enthält alle Zahlungsinformationen. 

Beispiel für QR-Rechnung mit Empfangsschein und Zahlteil
Beispiel für QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz (Quelle: paymentstandards.ch)

So wird der Zahlungsprozess vereinheitlicht und kann weiter digitalisiert und automatisiert werden. Zudem sinkt die Fehleranfälligkeit, da beim Scannen des Codes bereits alle wichtigen Zahlungsinformationen übernommen werden. Auch die Einzahlung am Schalter ist weiterhin möglich.

Die QR-Rechnung kann mit folgenden Ausprägungen genutzt werden:

  • QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz (ersetzt den ESR)
  • QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz (ersetzt den ES)
  • QR-Rechnung mit IBAN und Creditor Reference (ISO 11649, neu)

Der Unterschied liegt bei der Verwendung von IBAN und den Referenzen. Details zu den verschiedenen Varianten finden Sie beispielsweise in der SIX-Fachzeitschrift clearit (1). Für automatisierte Zahlungsprozesse können Unternehmen im QR-Code zusätzlich strukturierte Informationen integrieren. So können beispielsweise die Unternehmensidentifikation (UID) oder Skontoinformationen mit der Rechnung übermittelt werden. Eine Konvention für die Syntax dieser strukturierten Informationen hat der SWICO definiert (2).

Für Rechnungssteller gilt: Die QR-Rechnung kann vollständig schwarz-weiss gedruckt werden, Vordrucke wie für die Einzahlungsscheine sind also nicht mehr nötig. So kann Sie mit jedem handelsüblichen Drucker gedruckt werden, allerdings mit einer Einschränkung: Für Papierrechnungen besteht weiterhin eine Perforationspflicht. Die Gestaltung unterliegt dabei gewissen Regeln, die im Style Guide des Finanzplatz Schweiz definiert sind (3). 

Die aktuellen Einzahlungsscheine können auch nach Juni 2020 noch verwendet werden. Zwar sollen sie langfristig von der QR-Rechnung abgelöst werden, ein Datum ist aber noch nicht festgelegt. Dennoch macht die frühzeitige Umstellung Sinn, denn in jedem Fall müssen Unternehmen bis Mitte 2020 in der Lage sein, QR-Rechnungen zu empfangen und zu bezahlen.

Voraussetzungen für den Einsatz der QR-Rechnung

Ziel der QR-Rechnung ist eine vereinfachte Zahlungsverarbeitung, weniger manueller Aufwand und die Möglichkeit, den Zahlungsverkehr stärker zu automatisieren. Für Unternehmen, die die QR-Rechnung als Rechnungsempfänger und Rechnungssteller nutzen wollen, gelten folgende Voraussetzungen:

  • Die erfolgte Umstellung des Zahlungsverkehrs auf den ISO 20022-Meldungsstandard, da die QR-Rechnung diese im Hintergrund nutzt
  • Gestaltung der Rechnungen gemäss dem Style Guide QR-Rechnung (3)
  • Eine geeignete Infrastruktur, also Drucker und Scanner, die QR-Codes drucken bzw. lesen können
  • Entsprechend konfigurierte Debitoren-Systeme, in denen die verschiedenen Zahlungstypen und Referenzen in korrekter Form hinterlegt werden können und die die Erzeugung bzw. Verarbeitung von QR-Codes unterstützen
  • Kreditorenstammdaten müssen die benötigten Zahlungsinformationen, wie z.B. die IBAN, enthalten

Unternehmenssoftware rechtzeitig anpassen

Um die QR-Rechnung einsetzen zu können, muss Ihre Finanzbuchhaltung in der Lage sein, QR-Codes zu erstellen und die Rechnungen im vorgegebenen Format auszugeben. Für den Erhalt und die Verarbeitung der QR-Rechnung muss neben der Software auch die Infrastruktur zum Einlesen der neuen Codes geschaffen werden. Kunden mit Comarch ERP Enterprise und i/2 werden von Ihrem Ansprechpartner direkt kontaktiert, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Ab 30. Juni 2020 müssen Unternehmen die QR-Rechnung empfangen und verarbeiten können. Einzahlungsscheine bleiben zunächst gültig, sollen aber langfristig abgelöst werden.
  • Der namensgebende QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen, zusätzlich sind diese zur Kontrolle nochmals in Textform aufgedruckt.
  • Es sind verschiedene Kombinationen von Datenfeldern für verschiedene Zwecke möglich, analog zum roten/orangenen Einzahlungsschein. 
  • Kunden mit Comarch ERP Enterprise und i/2 werden von Ihrem Ansprechpartner direkt kontaktiert, um das weitere Vorgehen zu besprechen. 

Links und Quellen:

Weitere Informationen: