POLYNORM ERSETZT VOIP-TELEFONIE-LÖSUNG

durch Microsoft Teams

Im Interview berichtet Roger Meier, CEO der Polynorm, welche Vorteile der Wechsel von der bisherigen VoIP-Telefonanlage zu Microsoft Teams mit sich brachte.

Was war der Anlass für den Wechsel zu einer neuen Telefonie-Lösung?

Roger: Bereits vor Microsoft Teams hatte die Polynorm eine VoIP-Telefonie-Lösung im Einsatz. Diese war jedoch störungsanfällig und eingeschränkt in ihrer Hardware-Kompatibilität, insbesondere beim Telefonieren mit Headset. Die unterschiedlichen Software-Clients für Windows, Mac und Mobile-Devices waren zudem teils sehr instabil. Die Funktionalität der bisherigen Lösung war zudem ziemlich limitiert und eine Integration in die restliche Systemlandschaft faktisch inexistent.

Neben der proprietären Telefonie-Lösung wurden in einzelnen Teams weitere, separate Insellösungen wie "Slack" als Chat-Lösung oder "TeamViewer" für Screensharing eingesetzt. Über eine Lösung für Videokonferenzen verfügten wir bis dato nicht. Die Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Teams wurden bereits vor mehr als 2 Jahren am Rande mit verfolgt, jedoch nicht konkret angegangen.

„Unsere bisherige VoIP-Telefonie-Lösung konnte die aktuellen Anforderungen einfach nicht mehr erfüllen.“

Roger Meier, CEO Polynorm Software AG

Roger Meier, CEO

Mit dem Beginn der Corona-Pandemie und der kompletten Verlagerung ins Home-Office ging es dann im März 2020 plötzlich sehr schnell. Da wir Microsoft Teams schon vorher auf dem Radar hatten, war schnell klar, dass wir in einer Nacht- und Nebelaktion Microsoft Teams und kein alternatives Tool, wie etwa Zoom, Webex etc. ausrollen werden.

In der ersten Phase der Einführung wurde Microsoft Teams bewusst lediglich als interne Videocall- und Chat-Lösung genutzt, um die interne Kommunikation untereinander, trotz Home-Office, etwas "persönlicher" zu gestalten. Die bestehende VoIP-Telefonlösung blieb für die externe Kommunikation weiterhin bestehen. Die Akzeptanz von Microsoft Teams war bei den Mitarbeitenden schnell vorhanden und bisherige Insellösungen, wie "Slack", verschwanden quasi über Nacht. So hatten wir eine einheitliche Chat-/Video-Call-Lösung für die gesamte Firma. 

In der zweiten Phase wurde auch die externe Kommunikation mit unseren Kunden über Teams abgewickelt und in diesem Zuge unsere bisherige Telefonie-Lösung vollständig abgelöst. 

Wie kam die neue Lösung bei den Mitarbeitenden der Polynorm an?

Roger: Grundsätzlich war die Resonanz der Mitarbeitenden sehr positiv. Natürlich gab es Punkte, die bemängelt wurden, wie beispielsweise fehlende Kontakte, da keine Synchronisation mit den Exchange-Adressbüchern stattfand. 

Nebst vielen Vorteilen brachte die Einführung von MS Teams aber vor allem ein "nerviges" Problem mit sich. Mit MS Teams hatten wir plötzlich einen weiteren Kommunikationskanal, über den man zusätzlich erreichbar sein sollte. Nebst der normalen Telefonie gab es das Handy und neu zusätzlich noch MS Teams. 

Nicht selten kam es vor, dass mehrere Telefone gleichzeitig klingelten. Der Anrufer auf der bisherigen Telefonie-Lösung bekam ja keine Mitteilung, dass der Mitarbeitende mit einem MS Teams-Call besetzt war. 

Welche ausschlaggebenden Gründe gab es für den Einsatz von Microsoft Teams?

Roger: Die Lösung funktioniert zuverlässig, die Software-Clients laufen auf allen Plattformen stabil und die Hardware-Unterstützung funktioniert mit jedem beliebigen Headset problemlos. Da MS Teams bereits eine weitverbreitete Lösung vieler Unternehmen ist, erleichtert dies auch die Zusammenarbeit mit unseren Partnern und Kunden. 

Microsoft Teams

Das Hauptargument für den Wechsel zu MS Teams bestand darin, dass wir diverse Insellösungen eliminieren und in einer einheitlichen Lösung vereinen konnten. MS Teams entwickelt sich stetig weiter und die Integration in Umsysteme funktioniert tadellos. Der Kostenvergleich zwischen unseren bisherigen einzelnen Lösungen und Microsoft 365 inklusive MS Teams fiel zudem positiv aus. Die zu erwartenden Kosten über drei Jahre sind mit Microsoft 365 (inkl. MS Teams) in etwa gleich. Dafür bietet die Lösung aber einen immens grösseren Funktionsumfang.

Fazit

Microsoft 365 war bereits auf der Roadmap der Polynorm und die Erneuerung der MS Office-Versionen war ohnehin geplant. Da die Lösung zusammen mit MS Teams mehrere Produkte in einer integriert, ist unsere Entscheidung recht schnell gefallen. Verglichen mit dem Versenden von E-Mails nutze ich die Lösung persönlich sehr gerne, da es die „einfache“ und „schnelle“ Kommunikation enorm beschleunigt. Eine gewisse Selbstdisziplin und Organisation sind im Umgang mit den neuen Möglichkeiten jedoch unabdingbar.

Der Umstieg zu MS Teams hat sich in jedem Fall gelohnt, auch wenn noch nicht alles 100 % problemlos funktioniert. Klare "Spielregeln" z.B. beim Thema „Datenablage“ sind aber zwingend notwendig, um einen Wildwuchs zu vermeiden. 

Wie bereits erwähnt, war die Akzeptanz bei unseren Mitarbeitenden grundsätzlich sehr gut und die Lösung lief bis dato überall stabil. Wir schätzen das enorme Potenzial, welches Microsoft 365 mit MS Teams bietet und sind bisher absolut zufrieden.  

Microsoft Cloud Solution Provider (CSP)

Geniessen auch Sie die Vorteile des ortsunabhängigen Arbeitens mit Microsoft 365. Als Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) unterstützt Polynorm Sie mit einer Auswahl an verschiedenen Cloud-Lösungen. 

Microsoft 365 ermöglicht den geräteunabhängigen Zugriff auf MS Teams, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, OneNote, OneDrive und Outlook.

Microsoft Teams

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Peer Gandowitz, Leiter System Integration