AGILE ERP-EINFÜHRUNG ALS ERFOLGSMODELL

Die Delico AG stellt die Weichen für die Digitalisierung

In nur 6 Monaten hat die Delico AG Comarch ERP Enterprise erfolgreich agil eingeführt. Das Erfolgsrezept: Engagierte Key User, keine Angst vor Veränderungen und ein Partner, der die gleiche Sprache spricht.

Ausgangslage bei der Delico AG

Die Delico AG aus Gossau importiert und handelt mit Lebensmitteln aus aller Welt. Ihre Mitarbeiter sorgen dafür, dass hochwertige Nahrungsmittel und Halbfabrikate zu Vertriebspartnern, Einzelhändlern, Gastronomen und in die Lebensmittelindustrie gelangen. Das wahrscheinlich bekannteste Produkt im Sortiment ist die Kikkoman-Sojasauce, die Delico als Generalimporteur auch schweizweit direkt vertreibt. Anfang 2017 übernahm Delico zudem die operativen Tätigkeiten der Schwesterfirma Gemperli AG und damit auch deren Sortiment an Konserven und Edelnüssen.

Die ERP-Systeme beider Firmen waren in die Jahre gekommen, und auch die Stammdatenqualität war stark verbesserungswürdig. Alle Prozesse sollten zukünftig durchgängig in einem ERP-System abgebildet werden, um die Digitalisierung weiter voranzutreiben und bestehende Zwischenlösungen zu streichen. Mitte 2016 startete daher die Evaluation, bei der die Polynorm Software AG Comarch ERP Enterprise sowie die BI-Plattform MicroStrategy für das Reporting offerierte.

Über Delico

Sitz:
Gossau (SG)

Gründung:
1981

Branche:
Lebensmittelimport und –Vertrieb

Polynorm-Lösungen im Einsatz:
Comarch ERP Enterprise
BI-Reporting mit MicroStrategy

Agile ERP-Einführung als Entscheidungskriterium

Neben Polynorm waren noch zwei weitere Anbieter in der Auswahl. „Am Ende gab es zwei Gründe: Bei Polynorm hatten wir das beste Gefühl, sie haben von Anfang an unsere Sprache gesprochen und kannten die Themen und Herausforderungen in unserer Branche. Neben der Erfüllung der Muss-Kriterien war uns das sehr wichtig, denn bei einem ERP-Projekt arbeitet man über lange Zeit eng zusammen. Vollends überzeugt hat uns dann die agile Einführungsmethode“, erinnert sich Rebecca Wolgensinger, Projektleiterin und COO bei der Delico AG. 

Aufgrund der vielen internen und externen logistischen Prozesse ist die Digitalisierung im Handel besonders komplex und überfordert KMU oftmals. So braucht z.B. die Erstellung des Pflichtenhefts, Grundlage für die klassische ERP-Einführung, viel Zeit und Ressourcen, die dann im Tagesgeschäft fehlen. 

Dagegen werden bei der agilen Produkteinführung gemeinsam mit dem Kunden Blöcke für jeden Funktionsbereich definiert. So wird die Komplexität heruntergebrochen und auch zeitlich verteilt. Dabei sind Budget und Zeitrahmen von Anfang an fest definiert. Pro Block wird ein vorher definiertes Thema und seine Prozesse behandelt und mit der vorgegebenen Zeit und Budget umgesetzt. Nach der Umsetzung wird direkt vom Kunden getestet. So sind nicht nur die Mitarbeiter früh am System, auch kritische Abhängigkeiten werden schneller erkannt und Fehler vermieden. 

Bildquelle: Delico AG

Einführung im laufenden Betrieb

Die komplette ERP-Einführung fand neben dem laufenden Betrieb und ohne zusätzliche Ressourcen statt. Durch die planbare, kontinuierliche Arbeitslast bei der agilen ERP-Einführung konnte die Mehrarbeit für die Mitarbeiter der Delico AG gering gehalten werden. 

Delico stellte ein 7-köpfiges Key User Team, um abteilungsübergreifend prozessorientiert zu arbeiten. Dieses war von Anfang an ins Projekt involviert und umfasste mindestens einen Mitarbeiter jeder Abteilung sowie, soweit möglich, die externe Finanzbuchhalterin. 

Zunächst wurde das Projekt in einzelne Blöcke aufgeteilt. Jeder Block umfasst ein Thema und seine Prozesse, z.B. das Streckengeschäft. Am Start jedes Blockes steht ein Workshop, in dem die Anforderungen ans System definiert und deren Umsetzung geplant werden.

Case List als Best Practice

Als Best Practice hat sich dabei die Case List herausgestellt, die die Key User Group vor jedem Workshop zusammenstellte: Diese listete alle Anwendungsfälle im behandelten Bereich auf. Dann konnten die Fälle einzeln durchgespielt und die nötigen Stammdaten und Ihre Umsetzung im ERP diskutiert werden.

Aus den Ergebnissen des Workshops wurde dann das System entsprechend konfiguriert und in einigen wenigen Fällen individuell angepasst. Hier folgte Delico einer klaren Philosophie: Systemanpassungen wurden nur in Erwägung gezogen, wenn diese zur Effizienzsteigerung beitragen, nicht um bestehende Prozesse um jeden Preis abzubilden. Delico nutzte hier auch die Gelegenheit, alle Prozesse einer Prüfung zu unterziehen und auch im Hinblick auf den Firmenzusammenschluss in einigen Fällen anzupassen. 


Volle Kosten- und Fortschrittskontrolle

Am Ende jedes Blocks steht eine lauffähige Version. So arbeiteten nicht nur alle Key User früh am echten System, durch die gemeinsamen Workshops konnten auch alle Beteiligten ein abteilungsübergreifendes Verständnis für Zusammenhänge und Prozesse gewinnen. 

Damit wurde auch der Know-How Aufbau, der durch die Zusammenführung der beiden Firmen stattfinden musste, unterstützt. Dies zeigt sich auch in den Schulungsaufwänden: Die initiale Schulung war etwa gleich aufwändig wie bei einer klassischen Einführung, die Supportanfragen im Nachgang sind deutlich niedriger.

Bereits während des Projekts ermöglichten wöchentliche Statusberichte, in denen die Soll- und Ist-Aufwände aufgeführt waren, eine durchgängige Kosten- und Fortschrittskontrolle für Delico. 

Bildquelle: Delico AG

„Von uns gibt es eine klare Weiterempfehlung für die agile Methodik. Wir hatten unsere Kosten und den Projektstand immer im Blick, und haben kontinuierlich am System gelernt und getestet. Dadurch kam über das ganze Projekt kein Zeitstress auf“. 

Rebecca Wolgensinger, COO Delico AG

Das Ergebnis: Deutlicher Effizienzgewinn

7 Monate nach Projektstart erfolgte der Livegang, ohne Funktionsabstriche und im Zeit- und Kostenplan. Das Tagesgeschäft konnte ab Tag 1 unterbrechungsfrei abgedeckt werden. Und auch bei den Mitarbeitern kommen die neuen Systeme sehr gut an, vor allem die zuverlässigen und schnellen Reportings und Auswertungsmöglichkeiten in MicroStrategy. Dazu kommt, dass nun alle Daten in einem System verarbeitet werden und keine Excel-Dateien mehr dazwischen gebaut werden müssen.

So überzeugt auch der Effizienzgewinn durch das das neue ERP: „Wir konnten etwa 120 Stellenprozent einsparen“, bilanziert Rebecca Wolgensinger, „und auch in der Finanzbuchhaltung ist durch die bessere Anbindung und Datenqualität bereits jetzt eine deutliche Zeitersparnis absehbar“. 

Wie die Delico entwickelt sich auch ihr ERP-System immer weiter. Die Folgeprojekte sind bereits in der Planung - natürlich wieder agil. 

Interessieren Sie sich für agile Software-Einführung? Hier finden Sie mehr zu Grundlagen und Vorgehen sowie den Vergleich zwischen agilen und klassischen Methoden.