Ist ein dediziertes PIM-System im Produktmanagement wirklich immer sinnvoll?

In vielen Fällen ist ein Product Information Management System (PIM) die erste Wahl, um dieser Herausforderung zu begegnen.

Für Unternehmen mit einer breiten Produktpalette ist die Bedeutung eines leistungsfähigen PIM-Systems unbestritten. Diese oft mächtigen Systeme helfen dabei, die Vielfalt der Produktdaten zu managen. Sie ermöglichen die Klassifizierung, Strukturierung, Aufbereitung und Versionierung von Informationen in einem zentralen System.

Namhafte PIM-Systeme haben sich in der Praxis bewährt und bieten die notwendigen Werkzeuge, um den Herausforderungen des Produktmanagements in einem komplexen Umfeld gerecht zu werden.

Grosse, leistungsfähige PIM-Systeme können jedoch schnell hohe Kosten verursachen, insbesondere wenn nicht alle Funktionen vollständig genutzt oder benötigt werden. Oft wird angenommen, dass ein leistungsfähiges und spezialisiertes PIM-System unverzichtbar ist. Aber ist das wirklich immer der Fall?

Die Wahl für oder gegen ein eigenständiges PIM-System ist eine individuelle Entscheidung, bei der Kosten und Nutzen in einem angemessenen Verhältnis stehen sollten. Daher gibt es nicht nur «Alles oder Nichts»-Entscheidungen, sondern auch Varianten dazwischen.

• Kein System:
  Kein System ist heute keine Option mehr. Und nein, «Excel» ist kein System zur Verwaltung von Produktdaten.

Ohne ein geeignetes System stehen Unternehmen vor der Herausforderung, dass ihre Produktdaten auf verschiedene IT-Lösungen verteilt sind und Änderungen in den einzelnen Systemen manuell «up to date» gehalten werden müssen. Medienbrüche sowie Inkonsistenzen entstehen, Mehraufwand und Fehler sind vorprogrammiert.

• Kleines PIM-System:
  Ein kleines PIM-System kann eine Option sein, bietet aber in der Regel nicht alle Funktionen einer grossen PIM-Lösung.

Zudem benötigt ein separates PIM, egal ob gross oder klein, Schnittstellen zu anderen Systemen. Es sollte daher genau geprüft werden, ob die Funktionalitäten eines kleineren Systems ausreichen und ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis gegeben ist, insbesondere wenn die Funktionalitäten einer Enterprise-Lösung überhaupt nicht benötigt werden.

• Enterprise PIM-Lösung:
  Für Händler mit grossen Datenmengen und komplexen Anforderungen kann eine Enterprise PIM-Lösung, möglicherweise sogar ein MAM (Media Asset Management) oder DAM (Digital Asset Management), die beste Wahl sein.

Alle drei Systeme bieten eine Vielzahl an Funktionen zur Verwaltung und Bereitstellung von Produktinformationen und Mediendateien.

Während ein PIM hauptsächlich für die Verwaltung von Artikeldaten konzipiert ist, bietet ein MAM zusätzlich die Möglichkeit, diese Daten in verschiedenen Formaten auszugeben und für die Verwendung im Web oder für den Druck aufzubereiten. In der High-End-Version, einem DAM, können darüber hinaus produktbezogene Dokumente, Zugriffskontrollen und Sicherheitsstufen verwaltet werden.

• Media Asset Management (MAM)
  Das MAM ist die zentrale und jederzeit zugängliche Datenquelle für alle digitalen Inhalte des Unternehmens, einschliesslich Bilder und Videos in verschiedenen Grössen und Auflösungen. Diese digitalen Assets werden für Websites, Online-Shops und andere Anwendungen bereitgestellt. Das System ist in der Lage, diese Medieninhalte in verschiedenen Formaten auszugeben und für die Verwendung im Web oder für Druckzwecke aufzubereiten.
• Digital Asset Management (DAM)
  Das DAM umfasst alle produktbezogenen Ressourcen wie Bild-, Audio- und Videodateien sowie Dokumente wie Bedienungsanleitungen und Packzettel. Darüber hinaus können auch Konstruktionsunterlagen oder Druckdateien im DAM gespeichert und über entsprechende Zugriffskontrollen und Sicherheitsstufen bestimmten Nutzern zugänglich gemacht werden.

Enterprise PIM, MAM, DAM sind sehr mächtige und auch teure Lösungen, die sich längst nicht für alle KMU lohnen. Hier kommt die dritte Variante ins Spiel.