Auf Basis der Rechtsgrundlagen ergeben sich verschiedene Kriterien, die Sie für eine rechtskonforme (d.h. revisionssichere) Archivierung beachten müssen. Im Wesentlichen ergeben sich folgende Anforderungen:
- Integrität: Die Echtheit und Unversehrtheit der Dokumente und Unterlagen muss sichergestellt werden. Änderungen können nicht vorgenommen werden, ohne dass dies erkennbar wird. Das kann gerade bei elektronischer Archivierung auch die Auswahl der verwendeten Hardware beeinflussen. Zur Sicherstellung der Integrität gehört ausserdem die regelmässige Prüfung (Art. 3, 9 & 10 GeBüV).
- Verfahrensdokumentation: Die Verfahren, die bei der Archivierung angewendet werden (z.B. Prozesse, Systeme und Software), müssen dokumentiert werden. Ziel ist vor allem, die Rechtmässigkeit der eingesetzten Verfahren nachvollziehen zu können (Artikel 4 GeBüV).
- Sorgfaltspflicht: Dokumente müssen geordnet, sorgfältig und vor schädlichen Einflüssen geschützt aufbewahrt werden (Artikel 5 GeBüV).
- Verfügbarkeit: Die Unterlagen müssen verfügbar sein, d.h. das Wiederauffinden oder Wiederherstellen ist möglich und die Dokumente werden inhaltsgleich, vollständig und geordnet wiedergegeben. Dokumente müssen jederzeit und ohne Hilfsmittel lesbar gemacht werden können (Art. 6 GeBüV).
- Organisation: Es muss erkennbar sein, was aktuelle und was archivierte Informationen sind. Der Zugriff auf die Informationen muss innerhalb angemessener Zeit gewährleistet werden können, gleichzeitig müssen Zugriffe dokumentiert werden (Art. 7 & 8 GeBüV).
Grundsätzlich gelten diese Regeln für alle Archive, sowohl Papier-Archive als auch elektronische Lösungen.
Elektronische Dokumenten-Management-Lösungen sind nicht nur bereits von Haus aus darauf ausgelegt, diese Vorgaben zu erfüllen - sie sorgen auch für mehr Effizienz im täglichen Umgang mit Geschäftsdokumenten. Eine Übersicht über die wichtigsten Vorteile haben wir Ihnen beispielsweise hier zusammengestellt.
Beachten Sie: Die Konfiguration des Systems ist oftmals entscheidend. Dafür verantwortlich ist letztlich das Anwenderunternehmen, auch wenn die Implementierung und Konfiguration in Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller oder Vertriebspartner umgesetzt wird. Werden Dokumente archiviert, die persönliche Daten enthalten, müssen unter Umständen auch datenschutzrechtliche Faktoren (Datenschutzgesetz, Datenschutzverordnung) und Fristen bedacht werden.