IST IHR ARCHIV REVISIONSSICHER?

Vorweg: „Revisionssicher“ ist zwar eine gängige Formulierung, in einem Gesetz erwähnt oder gar definiert ist der Term aber nicht. Im gängigen Gebrauch steht die Angabe schlicht für die gesetzeskonforme Aufbewahrung und Dokumentation von geschäftsrelevanten Dokumenten im Archiv. 

Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel nur eine Übersicht darstellt. Polynorm kann und will keine rechtliche Beratung leisten.

Verschiedene Geschäftsunterlagen, wie z.B. die Bilanz, Buchhaltung oder Revisionsberichte sowie Verträge und Lohnausweise unterliegen einer gesetzlichen Archivierungsfrist. Rechtlich ist es vor allem die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), die die Kriterien für die Archivierung festlegt. Weitere Vorgaben, unter anderem über zu archivierende Dokumente und Fristen, liefern ausserdem das Obligationenrecht (OR), Mehrwertsteuer-Gesetz und –Verordnung (MWSTG / MWSTGV) sowie EStV und EIDI-V. 

Grundsätzlich ist die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten zulässig (Art. 957 Abs. 3 OR), es gibt allerdings Ausnahmen. Elektronisch archiviert werden können:

• Geschäftsbücher
• Belege
• Korrespondenz
• Verträge

Schriftlich, unterzeichnet und in Papierform sind aufzubewahren: 

• Jahresrechnung
• Revisionsbericht 

Auf Basis der Rechtsgrundlagen ergeben sich verschiedene Kriterien, die Sie für eine rechtskonforme (d.h. revisionssichere) Archivierung beachten müssen. Im Wesentlichen ergeben sich folgende Anforderungen:

• Integrität: Die Echtheit und Unversehrtheit der Dokumente und Unterlagen muss sichergestellt werden. Änderungen können nicht vorgenommen werden, ohne dass dies erkennbar wird. Das kann gerade bei elektronischer Archivierung auch die Auswahl der verwendeten Hardware beeinflussen. Zur Sicherstellung der Integrität gehört ausserdem die regelmässige Prüfung (Art. 3, 9 & 10 GeBüV).
• Verfahrensdokumentation: Die Verfahren, die bei der Archivierung angewendet werden (z.B. Prozesse, Systeme und Software), müssen dokumentiert werden. Ziel ist vor allem, die Rechtmässigkeit der eingesetzten Verfahren nachvollziehen zu können (Artikel 4 GeBüV).
• Sorgfaltspflicht: Dokumente müssen geordnet, sorgfältig und vor schädlichen Einflüssen geschützt aufbewahrt werden (Artikel 5 GeBüV).
• Verfügbarkeit: Die Unterlagen müssen verfügbar sein, d.h. das Wiederauffinden oder Wiederherstellen ist möglich und die Dokumente werden inhaltsgleich, vollständig und geordnet wiedergegeben. Dokumente müssen jederzeit und ohne Hilfsmittel lesbar gemacht werden können (Art. 6 GeBüV).
• Organisation: Es muss erkennbar sein, was aktuelle und was archivierte Informationen sind. Der Zugriff auf die Informationen muss innerhalb angemessener Zeit gewährleistet werden können, gleichzeitig müssen Zugriffe dokumentiert werden (Art. 7 & 8 GeBüV).

Grundsätzlich gelten diese Regeln für alle Archive, sowohl Papier-Archive als auch elektronische Lösungen. 

Elektronische Dokumenten-Management-Lösungen sind nicht nur bereits von Haus aus darauf ausgelegt, diese Vorgaben zu erfüllen - sie sorgen auch für mehr Effizienz im täglichen Umgang mit Geschäftsdokumenten. Eine Übersicht über die wichtigsten Vorteile haben wir Ihnen beispielsweise hier zusammengestellt.

Beachten Sie: Die Konfiguration des Systems ist oftmals entscheidend. Dafür verantwortlich ist letztlich das Anwenderunternehmen, auch wenn die Implementierung und Konfiguration in Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller oder Vertriebspartner umgesetzt wird. Werden Dokumente archiviert, die persönliche Daten enthalten, müssen unter Umständen auch datenschutzrechtliche Faktoren (Datenschutzgesetz, Datenschutzverordnung) und Fristen bedacht werden. 

Die DMS-Lösung Kendox InfoShare ist bereits seit Mitte 2017 zertifiziert GeBüV/MWST-konform. Dabei wurden alle Aspekte der GeBüV, insbesondere die Anforderungen an die Integrität und den Schutz der Archivdaten, geprüft und eine Musterkonfiguration zur Verfügung gestellt. 

Auch die Zertifizierungsstelle der VOI Service GmbH bescheinigt Kendox InfoShare, die Anforderungen für Compliance-Management gemäss dem Prüfverfahren „PK-DML ready“ zu erfüllen.