Ist ein dediziertes PIM-System im Produktmanagement wirklich immer sinnvoll?

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Oft wird angenommen, dass ein umfassendes PIM-System im Produktmanagement unverzichtbar ist. Doch ist das wirklich immer der Fall? In diesem Artikel diskutieren wir verschiedene Perspektiven.

Im Handel hat sich in den letzten Jahren ein grosser Wandel vollzogen: hin zu einer Vielzahl komplexer und vielschichtiger Produktdaten, die die einfache zweizeilige Artikelbeschreibung ergänzen.

Ein einzelnes Produkt ist nicht mehr nur durch eine einfache Artikelbezeichnung definiert. Vielmehr umfasst es eine Vielzahl von Attributen und Merkmalen, die klassifiziert werden müssen. Neben Mediendaten wie Bildern, Videos und Datenblättern stellt die Verwaltung von Artikeln unterschiedlicher Lieferanten eine weitere Herausforderung dar. Jeder Lieferant stellt Informationen in unterschiedlichen Formaten und Qualitäten zur Verfügung. Die Kunst besteht darin, diese Vielfalt in konsistente und qualitativ hochwertige Informationen für den Endkunden umzuwandeln.

Bilder, Beschreibungen, technische Spezifikationen, Zeichnungen, Dokumente und Zertifikate – alles muss harmonisch zusammenspielen, um dem Endkunden ein konsistentes Einkaufserlebnis zu bieten, sei es im Online-Shop, im Katalog, auf dem Flyer oder auf der Website. 

Roger Meier
Die Zukunft des Handels liegt in der intelligenten Nutzung von Daten, um Kunden zu begeistern und im Wettbewerb zu bestehen. Ob mit einer dedizierten PIM- oder einer integrierten ERP-Lösung hängt von den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab.
Roger Meier
CEO, Polynorm Software AG

PIM als bevorzugte Lösung

In vielen Fällen ist ein Product Information Management System (PIM) die erste Wahl, um dieser Herausforderung zu begegnen.

Für Unternehmen mit einer breiten Produktpalette ist die Bedeutung einer leistungsfähigen PIM-Softwarelösung unbestritten. Diese oft mächtigen Softwarelösungen helfen dabei, die Vielfalt der Produktdaten zu managen. Sie ermöglichen die Klassifizierung, Strukturierung, Aufbereitung und Versionierung von Informationen in einem zentralen System.

Namhafte PIM-Lösungen haben sich in der Praxis bewährt und bieten die notwendigen Werkzeuge, um den Herausforderungen des Produktmanagements in einem komplexen Umfeld gerecht zu werden.

Grosse, leistungsfähige PIM-Systeme können jedoch schnell hohe Kosten verursachen, insbesondere wenn nicht alle Funktionen vollständig genutzt oder benötigt werden. Oft wird angenommen, dass eine leistungsfähige und spezialisierte PIM-Softwarelösung unverzichtbar ist. Aber ist das wirklich immer der Fall?

Moderne ERP-Lösungen als Alternative

Moderne ERP-Lösungen bieten heutzutage eine kostengünstige Alternative zur spezialisierten PIM-Softwarelösung. Sie unterstützen ähnlich wie ein PIM die Strukturierung und einheitliche Darstellung der Vielfalt an Produktdaten. Die Entscheidung für oder gegen ein dediziertes PIM-System hängt von den spezifischen Anforderungen ab.

Eine zeitgemässe und leistungsfähige ERP-Lösung ist oft in der Lage, grundlegende PIM-Aufgaben wie die Klassifizierung von Produktdaten oder die Verwaltung von Mediendateien zu bewältigen. Unterschiedliche Schnittstellen können je nach Vertriebskanal genutzt werden, um die Daten entsprechend aufzubereiten. Zudem unterstützt das ERP-System die Erfassung von Beziehungen zwischen verschiedenen Artikeln, um passende Zubehör-, Ersatz- oder Alternativprodukte im Online-Shop anzuzeigen.

ERP-System mit PIM-Modulen Polynorm

Eigenständiges PIM oder integrierte ERP-Lösung?

Die Wahl für oder gegen ein eigenständiges PIM-System ist eine individuelle Entscheidung, bei der Kosten und Nutzen in einem angemessenen Verhältnis stehen sollten. Daher gibt es nicht nur «Alles oder Nichts»-Entscheidungen, sondern auch Varianten dazwischen.

  • Keine Softwarelösung:
    Keine Lösung ist heute keine Option mehr. Und nein, «Excel» ist kein System zur Verwaltung von Produktdaten.

Ohne eine geeignete Softwarelösung stehen Unternehmen vor der Herausforderung, dass ihre Produktdaten auf verschiedene IT-Lösungen verteilt sind und Änderungen in den einzelnen Systemen manuell «up to date» gehalten werden müssen. Medienbrüche sowie Inkonsistenzen entstehen, Mehraufwand und Fehler sind vorprogrammiert.

  • Kleines PIM-System:
    Eine kleine PIM-Lösung kann eine Option sein, bietet aber in der Regel nicht alle erforderlichen Funktionen.

Zudem benötigt ein separates PIM, egal ob gross oder klein, Schnittstellen zu anderen Systemen. Es sollte daher genau geprüft werden, ob die Funktionalitäten eines kleineren Systems ausreichen und ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis gegeben ist, insbesondere wenn die Funktionalitäten einer Enterprise-Lösung überhaupt nicht benötigt werden.

  • Enterprise PIM-Lösung:
    Für Händler mit grossen Datenmengen und komplexen Anforderungen kann eine Enterprise PIM-Lösung, möglicherweise sogar ein MAM (Media Asset Management) oder DAM (Digital Asset Management), die beste Wahl sein.

Alle drei Systeme bieten eine Vielzahl an Funktionen zur Verwaltung und Bereitstellung von Produktinformationen und Mediendateien.

Während ein PIM hauptsächlich für die Verwaltung von Artikeldaten konzipiert ist, bietet ein MAM zusätzlich die Möglichkeit, diese Daten in verschiedenen Formaten auszugeben und für die Verwendung im Web oder für den Druck aufzubereiten. In der High-End-Version, einem DAM, können darüber hinaus produktbezogene Dokumente, Zugriffskontrollen und Sicherheitsstufen verwaltet werden.

  • Media Asset Management (MAM)
    Das MAM ist die zentrale und jederzeit zugängliche Datenquelle für alle digitalen Inhalte des Unternehmens, einschliesslich Bilder und Videos in verschiedenen Grössen und Auflösungen. Diese digitalen Assets werden für Websites, Online-Shops und andere Anwendungen bereitgestellt. Diese Lösung ist in der Lage, diese Medieninhalte in verschiedenen Formaten auszugeben und für die Verwendung im Web oder für Druckzwecke aufzubereiten.
  • Digital Asset Management (DAM)
    Das DAM umfasst alle produktbezogenen Ressourcen wie Bild-, Audio- und Videodateien sowie Dokumente wie Bedienungsanleitungen und Packzettel. Darüber hinaus können auch Konstruktionsunterlagen oder Druckdateien im DAM gespeichert und über entsprechende Zugriffskontrollen und Sicherheitsstufen bestimmten Nutzern zugänglich gemacht werden.

Enterprise PIM, MAM, DAM sind sehr mächtige und auch teure Lösungen, die sich längst nicht für alle KMU lohnen. Hier kommt die dritte Variante ins Spiel.

Integrierte PIM-Funktionalität in der ERP-Lösung

Für viele KMU kann eine zentrale ERP-Lösung mit integrierter PIM-Funktionalität die kostengünstigste und praktikabelste Lösung sein. Diese Systeme ermöglichen nicht nur die Verwaltung und Klassifizierung von Produkten, sondern auch die Organisation von Mediendateien. Durch die Einbettung der PIM-Funktionalität in die ERP-Lösung entfallen zusätzliche Schnittstellen und separate Systeme, was die Komplexität und den Pflegeaufwand reduziert.

Bei der Auswahl der geeigneten Lösung ist es entscheidend, die spezifischen Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens zu berücksichtigen. Während für einige Unternehmen eine eigenständiges PIM-Softwarelösung unverzichtbar ist, stellt für andere eine moderne ERP-Lösung mit integrierten PIM-Modulen die optimale Wahl dar.

Fortschrittliche ERP-Lösungen wie Comarch ERP Enterprise von Polynorm bieten eine attraktive Alternative. Diese ERP-Systeme unterstützen die wesentlichen PIM-Funktionalitäten und erfüllen damit die Anforderungen des Produktmanagements.

Die Zukunft des Handels liegt in der intelligenten Nutzung von Daten, um Kunden zu begeistern und im Wettbewerb zu bestehen. Ob ein Unternehmen eine dedizierte PIM-Lösung oder ein integriertes ERP-System verwendet, richtet sich nach seinen individuellen Bedürfnissen.

Sie interessieren sich für eine ERP-Lösung mit integrierter PIM-Funktionalität?

Kontaktieren Sie uns gerne und wir stellen Ihnen die Möglichkeiten in einer individuellen Demo vor.

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Roger Meier
Eine integrierte ERP-Lösung mit PIM-Funktionalität ist für viele KMU oft die kostengünstigste Lösung. Sie ermöglicht die Verwaltung von Produkten und Mediendateien ohne separate Systeme und Schnittstellen.
Roger Meier
CEO, Polynorm Software AG

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