EDI-Anbindung mit Polynorm

Mit einer EDI-Schnittstelle können Dateien wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Kataloge automatisiert von Unternehmen zu Unternehmen versendet werden. Im Folgenden werden die Begriffe "EDI-Anbindung", "UN/EDIFACT" definiert und das Vorgehen bei der Einführung einer EDI-Anbindung beschrieben.

Was wird unter dem Begriff EDI-Anbindung verstanden?

Unter dem Begriff EDI (electronic data interchange) wird der elektronische Datenaustausch von standardisierten Nachrichten verstanden. Dieser Datenaustausch findet zwischen unterschiedlichen Anwendungssystemen via Schnittstelle statt. Insofern der Anbindungspartner elektronische Nachrichten verarbeiten oder senden kann, kann der Datenaustausch zwischen jeglichen Parteien stattfinden. In den meisten Fällen ist der Anbindungspartner der Kunde, Lieferant oder eine Spedition.

Eine EDI-Anbindung bzw. EDI-Schnittstelle sorgt für eine automatisierte digitale Kommunikation zwischen Anbindungspartnern, sodass manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduziert werden können. Zunächst werden Papier-Dokumente, wie Aufträge, Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine usw. durch elektronische Dokumente ersetzt. Diese Dokumente werden digital in diversen standardisierten Formaten ausgetauscht. Allfällige Unterschiede in Quell- und Zielformat werden durch Daten-Transformation mithilfe Mapping beseitigt, um Inhalte für alle involvierten Systeme lesbar zu machen.

UN/EDIFACT

UN/EDIFACT ist ein branchenunabhängiger und anpassungsfähiger EDI-Standard, der kontinuierlich weiterentwickelt wird. Als EDIFACT-Datei wird eine Textdatei bezeichnet, dessen Struktur und Syntax weltweit einheitlich ist. Jedes Feld sowie dessen Inhalte hat eine einzigartige Bedeutung, welche zweimal pro Jahr schriftlich festgehalten und in einem Verzeichnis hinterlegt wird. Somit ist eine EDIFACT-Textdatei unabhängig von der eingesetzten Software und Landessprache lesbar und kann auf beliebige Art versendet werden und vom Empfänger-System gelesen werden. EDIFACT-Dateien setzen sich aus Datenelementen und Segmenten zusammen. Mit Datenelemente wird beispielsweise das Alter oder die Grösse einer Person definiert. Datenelemente, die zusammengehören werden zu einer Datenelementgruppe verbunden. Ähnliche Datenelementgruppen bilden wiederum ein Segment. Somit entsteht am Ende eine Nachricht, die an ein anderes System übertragen und gelesen werden kann.

Vorgehen bei der Einführung einer neuen EDI-Anbindung

Um den reibungslosen Datenfluss zwischen Systemen zu garantieren und die manuelle Arbeit zu reduzieren, benötigt es eine Anbindung der eigenen Systeme an die Systeme der Handelspartner bzw. des Lieferanten, sodass Dateien vollständig automatisiert ausgetauscht werden können.

Mit der EDI-Schnittstelle können Geschäftsvorgänge vollautomatisiert abgewickelt und somit effizienter und kostengünstiger gestaltet werden.

Zuerst wird der Kontakt zwischen den Anbindungspartnern und deren IT und Firewall Provider aufgenommen
Es wird besprochen, welche Nachrichten ausgetauscht werden und in welcher Form diese transportiert werden sollen (E-Mail, FTP, SFTP, AS2, https,…)
Die Verantwortlichen für das Mapping der jeweiligen Nachrichten werden festgelegt
Mappings werden erstellt und erste Testnachrichten übermittelt
Sobald die Testnachrichten befürwortet wurden und der Transfer funktioniert, wird der Aufschaltungs-Termin festgelegt, welcher pro Nachrichten-Typ variieren kann
Am Anfang gibt es in der Regel einen Parallel-Betrieb „Papier-Dokumente“ plus elektronische Übermittlung, sodass allfällige Fehler sofort auffallen
Sobald die kritische Masse an Nachrichten fehlerfrei übermittelt wurde, fallen die Papierbelege weg
Die Durchlaufzeiten variieren stark und sind abhängig von der Erfahrung der Anbindungspartner, der Anzahl der Nachrichtentypen sowie deren Komplexität

Die Vorteile der EDI-Anbindung auf einen Blick

Kosteneinsparung durch Reduzierung manueller Arbeitsschritte
Effizienzsteigerung durch Minimierung der Fehlerquote sowie Daten-Übertragung in Echtzeit

Aufbewahrungspflicht wird durch die lückenlose Archivierung aller Nachrichten und Dokumente gewährleistet
Optimierung und Transparenz der Geschäftsprozesse

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