Release Notes Polynorm ERP i/2 Die neusten Updates

Ab sofort steht der Polynorm ERP i/2-Release 6.03/04 zur Verfügung.

Auftragsabwicklung

• Gutscheinverwaltung: Im i/2 können Gutscheine verwaltet und im eShop eingelöst werden. Die Gutscheine können auf bestimmte Produkte im Warenkorb und/oder auf einen Mindestbestellwert beschränkt werden und umfassen Einzel- oder Mehrfachgutscheine (Aktionen). Der abgezogene Betrag in Form eines Prozentsatzes oder eines festen Betrages wird als separate Erlösschmälerung in die Buchhaltung übernommen. Statistiken geben Auskunft über den Erfolg der Gutscheinaktionen.
• Offerten drucken über den Polynorm Publisher: Über den i/2 XML Connector können aus i/2 aufbereitete Angebotsdokumente an den Publisher übergeben werden. Dieser bereitet mit den Daten aus dem XMM ein PDF auf. Neben dem korrekten Erscheinungsbild wird dieses mit Daten und Bildern aus dem XMM angereichert.
• Bezugslimite auf Aktionen: Die Vergabe von Aktionspreisen kann durch die Festlegung von Bezugsgrenzen beschränkt werden.

Web-Crm

• Dashboard: Die Informationen, die über das Mitarbeiter-Dashboard zur Verfügung gestellt werden, wurden erweitert um:
• Abfrage des Umsatzes und des Auftragsbestands der eigenen Kunden
• Informationsbereitstellung aller im Dashboard dargestellten Daten für Abteilungsleiter (Umsatz, Offerten etc.). Abteilungsleiter können die Einzeldaten der ihm zugeordneten Aussendienstmitarbeiter oder zusammengefasst über seinen gesamten Zuständigkeitsbereich abrufen. Davon explizit ausgenommen sind Termine aus der Besuchs- und Kontaktverwaltung.
• Kompletter Offertenbestand über alle Vertreter, frei einschränk- und sortierbar nach diversen Kriterien.

Ab sofort steht der Polynorm ERP i/2-Release 6.03/03 zur Verfügung.

Auftragsabwicklung

• Offerten mit Positionsvarianten: Bei der Offerten-Erfassung können mittels Verrechnungsart Varianten-Positionen unterschieden werden. Dabei können Varianten zu unterschiedlichen Gruppen zusammengefasst werden, um die Übersicht und Bearbeitung zu vereinfachen. Bei der Übernahme zum Auftrag werden nicht gewünschte Varianten und Optionen aus dem Auftrag entfernt.
• Streckenavisierung: Via Connector können Lieferavisierungen von Lieferanten auf Streckenpositionen entgegengenommen werden und automatisch in elektronische Kundenavisierungen überführt werden. Neben den Positionsmengen werden auch Tarck&Trace-Daten weitergereicht.
• Anbindung Planzer Stückgut: Der Etikettendruck als auch die Datenübergabe für Planzer Stückgutspedition wurden realisiert und ab dieser Version verfügbar.
• Erweiterte Terminverwaltung: Die automatische Ermittlung von Nachlieferterminen in Kundenaufträgen aufgrund der dynamischen Entwicklung laufender Bestellungen wurde optimiert. Erweitert wurden die folgenden Punkte:
  • Berechnung der nächstmöglichen Liefertermine unter Berücksichtigung weiterer Einstellungen wie
  • Gesamt-/Teilzuweisung auf Verkaufspositionen
  • Benachrichtigung des Kunden erst ab minimalen Lieferverzug oder KW-Wechsel
  • Handhabung von «unbekannten Terminen»
• SWISS-QR-Code: Die im QR-Code enthaltenen Adressen (Zahlender und Zahlungsempfänger) können nach Bedarf in strukturierter Form abgebildet werden.

Web-Crm

• Dashboard: Für das Web-CRM wurden diverse Statistiken erweitert, die im Dashboard des Mitarbeiters angezeigt werden.

Dabei handelt es sich um:

• Auftragsbestand nach Vertreter
• Offerten Win/Lost Statistik nach Vertreter
• Kontaktstatistik nach Mitarbeiter

Das Dashboard beinhaltet pro Mitarbeiter resp. Vertreter

• Umsatz/Budget nach Vertreter
• Offene Kontakte
• Offene Offerten

Finanzbuchhaltung

• DMS-Übergabe Mahnung und Zinsabrechnung : Die Übergabe des Mahnbeleges resp. der Zinsabrechnung als PDF an ein DMS wurde ergänzt mit der Erstellung eines CSV Files für die Metadaten. Die Metadaten lassen sich nach Bedarf auch per ODBC auslesen, wie dies bereits in der Auftrags- und Bestellabwicklung möglich ist.

• Anbindung automatisierter Lagersysteme: In Release 6.03/01 sind optimierte Programme für das papierlose Rüsten für den Einsatz von Notebooks im Lager realisiert worden. In dieses Modul können nun automatisierte Lagersysteme wie Lagerlifte, Shuttles, usw. eingebunden werden (z.B. Kardex). Die Einbindung umfasst diverse Kommunikationsschnittstellen von und zum Lagersystem und optimiert in der Folge den Verpackungsvorgang nach dem Picken der Ware.
• Anbindung Lagerverwaltungssysteme (LVS): Die seit mehreren Jahren eingesetzte Logistik-Anbindung an fremd-verwaltete Lagerlokalitäten (z.B. an Postlogistics) ist für die Anbindung an interne LVS optimiert worden. Sie regelt die Kommunikation zwischen i/2 und dem Lagersystem des Dienstleisters, bereitet ausgehende Daten auf (Rüstscheine, Bestellungen) und verarbeitet die entsprechend eingehendenDaten (Lieferscheine, Wareneingänge).
• Sammelsendungen erstellen: Untertags erstellte Lieferungen können nach Bedarf nachträglich zu Sammelsendungen zusammengestellt werden. Hierbei können einzelne Packstücke, deren Versand ursprünglich anders geplant war, durch Scannen des Versandlabels palettiert und mit SSCC-Labels ausgezeichnet werden. Die Paletten werden entsprechend eingesetzter Kommunikation dem Spediteur avisiert. Werden elektronische Liefermeldungen (DESADV) erstellt, wird sichergestellt, dass diese untertags nicht versendet sondern bis zum Arbeitsende in der Logistik zurückbehalten werden. Sind durch die Erstellung der Sammelsendungen elektronische Lieferscheinmeldungen betroffen, werden diese mit dem Abschluss der Sendung automatisch nochmals erstellt, mit den revidierten Versand- und Trackinginformationen und können dann mit den restlichen zurückbehaltenen Meldungen zu einem gegebenen fixen Zeitpunkt versendet werden.
• Integration von Planzer und Fiege Logistik: Die Anbindung von Planzer (Paketversand) und Fiege Logistik (Stückgut) ist in i/2 realisiert worden. Dies beinhaltet neben der Erstellung des Versandlabels auch die elektronische Avisierung der Lademittel bei den Dienstleistern.
• Kontrakte: Für ein vereinfachtes Claiming können Kontrakte im Auftragsstamm verwaltet werden. Diese basieren auf Warengruppen mit Markeneinschränkung und/oder direkter Artikelzuweisung. Für eine automatische Zuordnung können diese im Kundenstamm standardmässig zugeteilt werden und im Auftrag automatisch referenziert werden. Ferner können manuell zuweisbare Kontrakte verwaltet und im Auftrag fallspezifisch zugeordnet werden. Der Kontrakt-Verweis wird als Positionstext in die Auftragsposition übernommen und steht somit in den Detailstatistiken (Datenexporte) zur Verfügung.
• Terminmeldung: Als Alternative zur manuellen Terminbereinigung mit Nachbestätigung an den Kunden oder der vollautomatischen Terminverzugsmeldung, die einen hohen Grad an konsequenter Einkauf-Terminpflege erfordert, liegt nun eine Zwischenvariante vor. Diese kann für ausgewählte Kunden aktiviert werden und ermittelt neue Liefertermine auf Rückstände und stellt diese auch elektronisch zur Verfügung (XML Connector). Die Terminermittlung erfolgt gemäss den Einstellungen, die auch bei Neuanlagen von Auftragspositionen gelten.
• SWISS QR Zahlschein: Der neue Schweizer Zahlschein (SWISS QR) löst per 1. Oktober 2022 den bisher eingesetzten ESR (Einzahlungsschein mit Referenznummer) ab. Die bereits seit einem Jahr vorliegende Lösung wurde weiter optimiert und beinhaltet nun auch die Erstellung des QR-Codes bei Mahnungen und Zinsabrechnungen.

• XML-Connector: Diverse Elemente sind zugefügt resp. geändert worden. Der exakte Umfang ist im Dokument zum XML-Connector beschrieben. Im Weiteren beinhaltet der Connector nun eine Verwaltung der archivierten Dateien inkl. ZIP-Möglichkeiten.
• Auftrag/Swiss QR-Code: Mit Einsatz des Barcodemoduls tBarcode können ab diesem Release Rechnungen mit integriertem Swiss QR-Code erstellt werden. Dies umfasst neben dem Druck auf allen voll PCL5-kompatiblen Druckern auch die Einbettung des QR-Codes in PDF-Dokumente. Damit ist es nun auch möglich, vom i/2 an ein Dokumentenmanagementsystem übergebenen Rechnungen mit den QR-Code zu ergänzen.
• Auftrag/CO2-Kompensation: Eine Berechnung der CO2-Kompensation nach southpole.com wurde realisiert. Die Abwicklung ist in den eShop integriert wobei der Betrag als Auftragszusatzkosten abgewickelt und entspr. in der Buchhaltung separat kontiert wird.
• Auftrag/Terminmeldung: Terminverzugsmeldung können automatisch erstellt werden und als regulären Auftragsbeleg verarbeitet werden. Dies ermöglicht im Weiteren auch den Versand per Mail oder XML.
• Lager/Bestellvorschlag: Im Bestellvorschlag können bei Dispositionsarten die auf dem Auftrags- oder reservierten Auftragsbestand basieren gesperrte Aufträge ausgeschlossen werden. Dabei kann differenziert werden, welche Auftragssperren (Kreditsperre, Zahlsperre, manuelle Sperre, etc.) berücksichtigt werden.

• Auftragsabwicklung: Im Auftrag können neu Avisierungsdaten erfasst werden die bei Camion-Lieferungen verlangt werden. Diese Daten werden noch ergänzt durch die Angabe von Öffnungszeiten im Kunden- und Lieferanten-stamm.
• Buchhaltung: Das komplette QR-Payment wurde mit dem neuen Zahlungsverkehr nach ISO 20022 entwickelt. Es beinhaltet neben den Erweiterungen der entspr. Stammdaten auch die Verarbeitung der damit verbundenen Bankmeldungen PAIN und CAMT.

• JobControl: Sniffer mit einem Intervall grösser als 5 Minuten werden neu über Cron geplant. In der Vergangenheit wurden solche Jobs innerhalb der i/2-Session pausiert und belegten so eine Lizenz. 
• XML-Connector: Der Archiv-Viewer ermöglicht die Ansicht, Weiterleitung (Mail) und Reaktivierung (nochmalige Verarbeitung) der XML’s.
• Socli-Ablösung: Als Ablösung vom Socli (Sonic Client) wurde im Connector die Variante 3 entwickelt um ein- und ausgehende XML Formate welche vom Socli verarbeitet werden 1:1 in den Connector zu überführen.
• Auftragsabwicklung: Die Verbuchung von Zahlmittel (Kreditkarten, Debitkarten, etc.) kann neu auf einen Debitorenkonto (bisher nur Sachkonto) verbucht werden.

• Auftragsabwicklung: i/2 beinhaltet Aktionspreise und –Rabatte. Während die Preise in verschiedener Höhe dem Artikel zugeordnet werden, existiert der Aktionsrabatt als Artikel-übergreifender Rabattsatz. Neu steht alternativ zum bisherigen Aktionsrabatt eine Version zur Verfügung, welche es erlaubt jedem Artikel einen unabhängigen Aktionsrabatt zuzuteilen. Optional kann dies pro Preisliste erfolgen, die in der jeweiligen Kunden/Artikel-Preisfindung ermittelt wurde.

• Auftragsabwicklung: Im Kunden- und Artikelstamm können diverse Informationen erfasst werden die letztendlich im Kundenauftrag zu einer Aussage hinsichtlich Zoll-Präferenzierung führt und entsprechend auf den Exportpapieren ausgegeben werden kann. Im Speziellen umfasst dies die Verwaltung der Zollunionen als auch die entspr. Angaben auf den Artikeln zur Beurteilung, ob die Ware als präferenziert gilt oder nicht. Die Versandart Post Cargo wurde vollständig angebunden. Die Abwicklung umfasst den Label-Druck als auch die Voranmeldung bei der Post.
• Mandanten: Die Abwicklung von Intercompany Lagerbezügen wurde realisiert. Es beinhaltet eine vollständig automatische Verbuchung von gegenseitigen Mandanten-übergreifenden Warenbezügen.

• Stammdaten: Die Adressfelder sind konsequent im gesamten i/2 von bisher 30 auf neu 45 Stellen erweitert worden.
• Auftragsabwicklung: Es können automatisch Zuschläge auf Papierrechnungen verarbeitet werden. Die Aktualisierung der Konsignations-Konto ist konsequent dem Standard angepasst worden und erfolgt nun zeitnah in der Belegverarbeitung und nicht mehr im Tagesabschluss. 

• XML Connector: Der Grundstein zum XML-Connector ist gelegt worden. Er soll die komplette Sonic/Socli-Umgebung ablösen, indem die XML’s direkt oder indirekt via Nifi ein- und ausgehend verarbeitet werden. Als Edifact-Provider wird STEPcom (heute  Déscartes) direkt mit seinem Inhouse-XML-Format X4h angebunden.

• JobControl Crash Recorder: Mit dem Crash Recorder können heikle Hintergrund-Proesse überwacht werden. Stürzt so ein Prozess ab, wird dieser per Mail protokolliert und automatisch neu gestartet.
• Auftragsabwicklung: Sonderpreise können neu bei aktivierter Multi-Währung innerhalb eines Kunden mit unterschiedlichen Währungen verwaltet werden. Die Preisfindung kann auf Markenbasis erfolgen durch Hinterlegung der Konditionen auf Marken und oder Marken/Warengruppen.

• Auftragsabwicklung: Die Versandart «Post Innight» wurde den voll angebundenen Versandarten hinzugefügt. Die Abwicklung umfasst den Label-Druck als auch die Voranmeldung bei der Post. Die Auftragserfassung beinhaltet nun eine Doublettenprüfung, womit doppelt erfasste Aufträge oder Bestellungen vom System reklamiert werden.

• Drucker: Der neue PDF Archivdrucker kann verwendet werden, um Listen an ein Dokumentenmanagement-System zu übergeben. Dies betrifft v.a. Finanzauswertungen. i/2 stellt standardmässig einige Listen als PDF inkl. Metadatenfile zur Verfügung (Saldo-, Konto- und MWST-Druck als auch Buchungsjournale).
• Einkauf: Analog wie im Verkauf können neu im Einkauf Aktionen verwaltet werden.

• Externer Logistiker: Externe, durch Drittfirmen verwaltete Lager, können automatisch angebunden werden. Dies umfasst den elektronischen Versand von Rüst-Aufträge und deren Liefermeldung als auch die automatische Anbindung von Wareneingängen.
• Cost of Sales (COS): Als Ergänzung zur Kostenstellenintegration kann eine Cost-of-Sales-Integration aktiviert werden. Hierbei werden die Verkaufsprozesse in der Kostenstellenrechnung exakt so bewertet wie die i/2-Umsatzstatistiken.

• Drucker

Neu stellt i/2 den PDF-Drucker zur Verfügung. Damit können PDFs alleine durch eine entsprechende Druckerauswahl erzeugt werden. Bisher mussten diese umständlich per Mail versendet werden. Im gleichen Zug ist der PDF-Mailer entstanden. Dieser erstellt wiederum lediglich anhand der Druckauswahl ein PDF und sendet dieses automatisch dem Benutzer zu.

• Buchhaltung

Die für in der EU angesiedelte Unternehmen zwingende Bereitstellung der Buchhaltungsdaten ist nun möglich. Die Datenaufbereitung erfolgt nach den GDPdU-Vorgaben von Deutschland. Die Abfragen der Sachkonten- und Debitoren-/Kreditorenbewegungen können nun nach unterschiedlichen Kriterien sortiert werden.