Den Jahresabschluss vorbereiten

Alle Jahre wieder: Zum Jahresende bereiten sich viele Unternehmen auf den Jahresabschluss vor. Das Abheften aller relevanten Dokumente in Bundesordnern benötigt viel Zeit und Papier. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Comarch Financials sämtliche Buchungen als Excel-Tabelle zur Verfügung stellen können.

Nachdem alle Geschäftsfälle des Geschäftsjahres verbucht worden sind, müssen diese auch für die Revision verfügbar gemacht werden. Bei Unternehmen, die der eingeschränkten Revision unterstellt sind, hat die Revisionsstelle gemäss OR Art. 729a Abs. 2 u.a. die Aufgaben, sich bei der Prüfung auf Befragungen, analytische Prüfungshandlungen und angemessene Detailprüfungen zu beschränken.

Als Unternehmen stellt sich die Frage: „Lässt sich der Prüfaufwand vielleicht reduzieren, indem wir Daten zur Verfügung stellen, die viel leichter zu prüfen sind?“. Hunderte oder tausende Blatt Papier in Bundesordnern bereitzustellen, die dann stichprobenartig geprüft werden, ist eine Möglichkeit. Oder Sie können ein Excel-File mit sämtlichen Buchungen des Jahres generieren.

Selbstverständlich muss Ihr ERP immer die Kontoauszüge in pdf-Format ausgeben können, und diese müssen für die Revision zugänglich sein. Dies nur schon wegen den gesetzlichen Bestimmungen. Die Bereitstellung aller Buchungen eines Geschäftsjahres in einer Excel-Datei ist ein Zusatz. Die ersten unserer Kunden haben bereits begonnen, diese der Revision anzubieten – mit positivem Feedback.

Mit CFE Buchungen in Excel zur Verfügung stellen

Mit dem Cockpit Kontobewegungen besteht die Möglichkeit, gegenüber den Kontoauszügen zusätzliche Informationen zu den Buchungen auszugeben.

Filtern Sie den Kontotyp in der Suche mit "S“ für Sachkonto. Das Feld für die Kontonummer bleibt leer, so dass alle Konten berücksichtigt werden. Wenn Sie mehrere Bilanzierungskreise im CFE verwenden, müssen Sie die Ausgabe pro Bilanzierungskreis starten. Bei den Perioden ist darauf zu achten, dass alle Perioden des auszuwertenden Geschäftsjahres berücksichtigt sind, inkl. aller vorhandenen Abschlussperioden.

Screen: Übersicht im Cockpit Kontobewegungen

Bei den Spalten haben Sie viele Möglichkeiten, Attribute für jede Buchung mit auszugeben. Unser Beispiel beinhaltet folgende Spalten: Konto, Gegenkonto, Periode, Belegdatum, Belegart, Satznummer, Externe Belegnummer, Belegtext, Steuerschlüssel, Belegwährung, Buchungsbetrag im SOLL und HABEN in Fremdwährung (falls vorhanden) und den Buchungsbetrag im SOLL und HABEN in der Leitwährung Ihres Comarch-Systems, erzeugt von und Erfassungszeitpunkt der Buchung.

In Comarch ist die Anzeige einer solchen Anzahl von Spalten zwar etwas knapp, für Excel ist die Ausgabe und Auswertung auch mit mehr Spalten jedoch kein Problem.

Weil das Aktualisieren im Standard auf 1‘000 Datensätze begrenzt ist, muss die Aktualisierung im Hintergrund gestartet werden. Der Standard für diese Anwendung ist auf 100‘000 Datensätze begrenzt. Falls Sie eine höhere Anzahl an Buchungen pro Geschäftsjahr erreichen, können wir dieses Limit auf Anfrage gerne erhöhen.

Screen: Ansicht mit benutzerdefinierten Spalten

Buchungen in Excel exportieren

Um die Daten in Excel auszugeben, wählen Sie über die Aktionsrolle „Angezeigte Objekte exportieren…“.

Screen: Angezeigte Objekte aus dem Cockpit Kontobewegungen exportieren

Im darauffolgenden Dialogfenster wählen Sie das Format XLS, "Alle Objekte" und "MS Excel 2007" und bestätigen mit "OK". Anschliessend bestätigen Sie Ihr Comarch-Zertifikat und klicken auf „Öffnen“.

Screen: Ausgabeformat des Exports wählen

Screen: Aus CFE exportierte Datei öffnen

Mit dem Dateiformat .xlsx können Sie bis zu 1'048'576 Zeilen ausgeben, was für die meisten KMU ausreicht. Falls nicht, müssen Sie die Perioden des Geschäftsjahres aufteilen und in Excel mehrere Register, z.B. pro Monat oder Quartal, anlegen.

Mit den Filter- und Sortieroptionen in Excel können Sie die Datensätze dann nach Bedarf anzeigen oder auswerten.

Screen: Ansicht der exportierten Excel-Tabelle

Fortgeschrittene User erstellen aus den Buchungen bspw. eine Pivot-Tabelle und erzeugen damit anhand aller Buchungen im Hauptbuch die Bilanz und Erfolgsrechnung.

Screen: Ansicht der Pivot-Tabelle des Excel-Export

Dies ist nur eine von vielen Möglichkeiten, das Cockpit Kontobewegungen einzusetzen. Im Zusammenhang mit MWST-Buchungen erhalten Sie mit entsprechenden Suchfeldern und Spalten zum Beispiel schnell die gewünschten Informationen.