COMARCH-KENDOX-SCHNITTSTELLE

Dokumente in Kendox ablegen und direkt aus Comarch ERP öffnen

Egal ob E-Mails, Produktspezifikationen oder Papierbriefe: Wichtige Dokumente sind oft nicht in einem zentralen System auffindbar. Mit der Comarch-Kendox Schnittstelle können in Kendox archivierte Dokumente automatisiert mit dem zugehörigen Beleg oder den dazugehörigen Stammdaten in Comarch ERP verknüpft werden.

Die Comarch-Kendox-Schnittstelle sorgt zum einen dafür, dass im ERP generierte Dokumente (z.B. Lieferschein, Ausgangsrechnung oder Produktionsbeleg) in Kendox abgelegt werden. Aber auch umgekehrt können Sie die Schnittstelle nutzen: Im Anwendungsbeispiel zeigen wir Ihnen, wie Emails direkt aus Outlook heraus in Kendox InfoShare archiviert und mit Comarch ERP verknüpft werden können.

Anwendungsbeispiel: E-Mails archivieren und aus Comarch ERP heraus öffnen

Oftmals enthalten E-Mails von Kunden, Kollegen oder Partnern wertvolle Informationen, die auch für die zukünftigen Geschäftsbeziehungen relevant sind. Um diese Informationen nicht nur zu archivieren, sondern auch im richtigen Kontext nutzen zu können, müssen solche E-Mails entsprechend verknüpft werden.

Das Ziel: E-Mails, wie z.B. Kunden- oder Lieferantenkorrespondenz, sollen im DMS/ECM Kendox archiviert werden, aber direkt aus Comarch ERP heraus geöffnet werden.

Das Kendox Outlook Addin ermöglicht die E-Mail-Archivierung in Outlook. Auch für Microsoft Office-Anwendungen wie Word, PowerPoint oder Excel ist ein entsprechendes Plugin verfügbar. Im Beispiel wird die gewünschte E-Mail ausgewählt und die Archivierung über den Button "Ablegen" gestartet.

Screen: Email direkt aus Outlook in Kendox ablegen

E-Mails ablegen und verschlagworten

Beim Ablegen der E-Mail stehen verschiedene Varianten der Archivierung zur Auswahl. So können beispielsweise E-Mails mit oder ohne Anhang, einzelne oder mehrere Anhänge auch ohne E-Mail oder die E-Mail als Gesamtnachricht abgelegt werden. 

Screen: Einstellungsmöglichkeiten bei Archivierung aus Outlook

Bei der Archivierung können ausserdem Schlagworte zugeteilt werden, die später das Wiederfinden der E-Mail im Archiv vereinfachen. Im Outlook-AddIn wird ein Grossteil der Verschlagwortung, beispielsweise die Felder "Von", "An" oder "Betreff", automatisch abgefüllt, weitere Informationen kann der Nutzer ergänzen.

Welche Felder eine Importvorlage (hier: "Email") enthält, kann im Kendox Client definiert werden. Vom Nutzer zu befüllende Felder, z.B. Rechnungsnummer, können frei definiert werden. Auch Inhalte, die statisch vordefiniert sind (z.B. Bereich = Vertrieb), sind in der Importvorlage definiert. Nutzer mit Mobile Web Client können auch Daten aus einem Word- oder Excel-Dokument automatisiert in die Verschlagwortung übernehmen.

Screen: Emails werden automatisch mit Schlagworten für die Archivierung versehen

Archivierte Dokumente direkt aus Comarch heraus abrufen

Über die Comarch-Kendox-Schnittstelle kann in Comarch ERP definiert werden, mit welchem Business Entity (z.B. Kunde, Lieferant, Vertriebsauftrag, Beschaffungskontrakt, Eingangsrechnung etc.) das Dokument verknüpft wird. Ein Dokument kann mit keinem, einem oder mehreren Business Entities verknüpft werden.

Durch die Schnittstelle werden entsprechende Dokumente im Archiv des Kendox-Systems dann automatisch mit der definierten Business Entity verknüpft. Im Beispiel erfolgt die Verknüpfung zu dem bei der Ablage festgelegten Partner, grundsätzlich sind aber auch mehrere Verknüpfungen möglich. 

Die Schnittstelle gleicht regelmässig ab, ob in Kendox neue verknüpfte Dokumente abgelegt worden sind. Ist dies der Fall, werden diese entsprechend in Comarch ERP übernommen. 

Beim Klick auf "Dokumente abfragen"...

Screen: Verknüpfte Dokumente im Partner-Cockpit abfragen

... öffnet sich die entsprechende Übersicht im Cockpit Dokumente. Alle Dokumente, die mit dem Partner verknüpft sind, werden aufgelistet: 

Screen: Übersicht über alle Entities, mit denen das Dokument verknüpft ist

Mit einem Klick kann das Dokument direkt aus dem ERP heraus geöffnet werden. Die Bereitstellung erfolgt via Kendox, dass das Dokument im Hintergrund zur Verfügung stellt. 

Screen: In Kendox archiviertes Dokument aus Comarch ERP heraus öffnen

Der Vorteil: Die Dokumente sind revisionssicher im Kendox Archivsystem abgelegt, können aber dennoch aus dem ERP heraus geöffnet werden. Durch die Verknüpfung mit den zugehörigen Stammdaten oder Belegen im ERP haben Sie die alle Dokumente, die zu einer Business Entity gehören, stets im Blick. 

Weitere Informationen zu den Funktionen der Kendox-Comarch-Schnittstelle stellen wir Ihnen gerne persönlich vor: Vereinbaren Sie doch einen Termin mit Ihrem Berater oder Projektleiter.

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