STAMMDATENPFLEGE IM RECHNUNGSWESEN

Anwendertipps für Comarch ERP Enterprise

Eine regelmässige Pflege der Stammdaten erhöht die Qualität der Daten in der Buchhaltung. Andersherum formuliert: "Shit in - shit out", sind die Stammdaten fehlerhaft, kann auch das Ergebnis nicht stimmen.

Das Cockpit Partner Rechnungswesen

Eine regelmässige Pflege der Stammdaten erhöht die Qualität der Daten in der Buchhaltung. Das Rechnungswesen-Modul in Comarch ERP Enterprise bietet mit dem Cockpit Partner Rechnungswesen umfangreiche Möglichkeiten der Prüfung von Datensätzen im Partnerstamm. 

Im Beispiel zeigen wir Ihnen nun, wie Sie sich eine eigene Ansicht erstellen und diese zur Prüfung zweier verschiedener Szenarien im Rechnungswesen nutzen können. Voraussetzung ist eine aktuelle Installation der Comarch Finanzbuchhaltung.

Eigene Ansichten im Designmodus erstellen

Im dynamischen Cockpit können Sie verschiedene Ansichten erstellen, favorisieren und auswählen. Öffnen Sie dazu zunächst das Cockpit in Comarch ERP Enterprise. Per Klick auf  das Symbol "Ansichten auswählen und organisieren" (gelb markiert) öffnen Sie das Drop-Down-Menü und aktivieren den Designmodus.

Designmodus über das Icon "Ansichten auswählen und organisieren" im Cockpit Partner Rechnungswesen aktivieren

Benutzerdefinierte Ansichten nutzen

Im nächsten Schritt definieren Sie, wie Ihr Cockpit aussehen soll: Beim Klick auf "Abfrage- und Ergebniseigenschaften festlegen" öffnet sich ein weiteres Drop-Down Menü. Hier legen Sie beispielsweise Suchfelder fest und wählen Spalten aus. 

Screen: Über den Icon "Abfrage- und Ergebniseigenschaften festlegen" die Suchfelder und gewünschten Spalten auswählen

Profi-Tipp: Reichen die Standard-Felder nicht aus, können Sie unter „Spaltenvorrat festlegen“ (gelb markiert) noch weitere Felder zur Auswahl hinzufügen. Dies empfehlen wir allerdings nur bei sehr guter Kenntnis der Datenstruktur. 

Bereits in dieser Ansicht können Sie aus einer grossen Anzahl an verfügbaren Feldern Ihre gewünschten Suchfelder und Spalten wählen. Für die Prüfungen im nächsten Schritt treffend wir die folgende Auswahl:

Screen: Benutzerdefiniert auswählen, welche Suchfelder angezeigt werden
Screen: Benutzerdefinierte Auswahl der in den Suchergebnissen angezeigten Spalten

Die Reihenfolge der Suchfelder und Spalten in der Anzeige legen Sie nach Belieben fest. Denken Sie daran, die Ansicht zu speichern und ihr eine sprechende Bezeichnung zu geben. Deaktivieren Sie dann den Designmodus.

Screen: Unter "Ansichten auswählen und organisieren" benutzerdefinierte Ansicht speichern
Der erstellten Ansicht einen sprechenden Namen geben

Ihr Cockpit sieht nun folgendermassen aus:

Screen: Suchfilter für die Kontrolle der Sammelkontenprofile Debitoren setzen

Ihre benutzerdefinierten Ansichten können Sie nun für die Stammdatenüberprüfung nutzen. Im Folgenden stellen wir zwei einfache Beispiele vor, die Ihnen helfen, Fehler im Rechnungswesen zu vermeiden.

Anwendungsfall 1: Sammelkontenprofile In-/Ausland prüfen

Haben Sie z.B. die Sammelkontenprofile Debitoren nach In- und Ausland aufgeteilt, können Sie durch geeignete Suchfilter in wenigen Schritten prüfen, ob alle Partner das korrekte Sammelkonto hinterlegt haben.

  • Wählen Sie im Suchfeld „Debitor: Ja“, im Suchfeld „Land: CH“ und im Suchfeld „Sammelkontenprofil Debitoren: Debitoren Ausland“. Werden, wie im Beispiel, keine Datensätze gefunden, haben Sie in Comarch ERP Enterprise keine Kunden aus der Schweiz hinterlegt, die fälschlicherweise ein Sammelkonto „Ausland“ besitzen.
Screen: Filter zur Prüfung der Sammelkontenprofile setzen
  • Stimmen somit alle zugeteilten Sammelkontenprofile bei den Kunden (Debitoren), auch im Ausland? Dazu benötigen Sie einen weiteren Suchfilter. Wählen Sie im Suchfeld „Debitor: Ja“, im Suchfeld „Land: <>CH“ und im Suchfeld „Sammelkontenprofil Debitoren: Debitoren Inland“.


Screen: Ergebnis der Prüfung der Sammelkonten Debitoren anzeigen

Im Beispiel zeigt der Suchfilter einen Datensatz, der diese Kriterien erfüllt: Der Partner 90410 befindet sich im Ausland (Deutschland) und hat das „Sammelkontenprofil Debitoren: Inland“ zugeteilt.

Screen: Prüfergebnis für das Sammelkontenprofil

Je nach Feld sind daher die Auswirkungen auf bereits verbuchte Belege zu prüfen und Anpassungen sowohl in den Stammdaten als auch Buchungen respektive offenen Posten vorzunehmen.

Anwendungsfall 2: Umstellung Dateiformat von DTA auf pain.001 und korrekte Kreditoren-Bankverbindungen

Insbesondere für das neue XML-Dateiformat des Zahlungsauftrages (pain.001) muss sichergestellt werden, dass die Bankverbindungen der Kreditoren im SEPA-Raum eine gültige IBAN enthalten. Davon ausgenommen sind die Bankverbindungen jener Kreditoren, die mit einem Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) bezahlt werden.

Durch ein passendes Suchmuster können Sie im Cockpit Partner Rechnungswesen die betroffenen Bankverbindungen herausfiltern.

  • Filtern Sie nach allen Partnern mit den Parametern „Kreditor: Ja“, Bankverbindung „Aktiv: Ja“, „IBAN: ist leer“ und ESR-Teilnehmernummer: ist leer“. 
  • Je nach Kreditorenstamm müssen zusätzlich im Suchfeld „Land“ in der Detailsuche „Bankverbindung“ (unterer Block mit Suchfeldern) alle Nicht-SEPA-Länder ausgeschlossen werden, also z.B. <>US (für USA), <>CN (für China). 
Screen:  Suchfilter für die Prüfung der Bankverbindungen der Debitoren setzen
  • Das Beispiel liefert auch hier einen Treffer: Eine Bankverbindung erfülllt alle Filterbedingungen. Da sich die Bankverbindung des Lieferanten in der Schweiz befindet und weder IBAN noch vollständige ESR-Informationen vorhanden sind, kann diese Bankverbindung nach der Umstellung auf das Format pain.001 nicht mehr in Zahlungsaufträgen verwendet werden und muss korrigiert werden.
Screen: Ergebnis der Prüfung der Bankverbindungen der Debitoren anzeigen

Bei der Erfassung der Stammdaten schleichen sich leicht Fehleingaben ein, die sich in vielen Fällen auf die Buchhaltung auswirken. Hier profitieren Sie von den umfangreichen Prüfungsmöglichkeiten mit Comarch ERP Enterprise.

Weitere Möglichkeiten, Tricks und Funktionen rund um Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung in Comarch ERP Enterprise zeigen wir Ihnen auch gerne direkt an Ihrem System: Vereinbaren Sie doch einen Schulungstermin mit unseren Experten.

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