ZAHLUNGSAVIS ELEKTRONISCH VERSENDEN

Der nächste Schritt in der Automatisierung

Zahlungsavis automatisch erstellen und nach vordefinierten Regeln direkt per Mail verschicken: Mit der entsprechenden Konfiguration in CFE machen Sie sich und Ihren Lieferanten das Leben leichter.

Das Zahlungsavis dient nicht nur als Bestätigung für den Zahlungsempfänger, sondern vereinfacht auch die Zuordnung der Zahlungseingänge beim Lieferanten. Bei Rechnungsstellung mittels ESR/BESR kann die Zuordnung der Zahlung auf Basis von Kundennummer, Rechnungsnummer und Zahlungsbetrag automatisch durch das ERP erfolgen. Zahlungen auf IBAN-Nummern enthalten diese Informationen jedoch nicht, die automatische Zuordnung ist daher nicht möglich. Hier kommt das Zahlungsavis zum Einsatz (1).

Voraussetzung ist eine Installation der Comarch Finanzbuchhaltung (CFE).

Einstellungen für das Zahlungsavis

Sie können für jeden Partner individuell festlegen, ab welcher Anzahl bezahlter Rechnungen ein Zahlungsavis erzeugt wird. Dazu benötigt der Partner in Comarch ERP in der Rolle "Lieferant" ein Zahlungsprofil (Sicht "Rechnungswesen").

CEE: Partner mit Zahlungsprofil in der Sicht Rechnungswesen.

Im Zahlungsprofil werden debitoren- und kreditorenseitig verschiedene Parameter für Zahlungen festgelegt. Das Thema Zahlungsavis ist im Verwendungszweckprofil angesiedelt. Jedem Zahlungszweck können Sie ein separates Verwendungszweckprofil zuordnen.

So ist beispielsweise der Zahlung per ESR das Verwendungsprofil "200 Standardverwendungszweck ohne Avis" zugeordnet. Wie oben erwähnt benötigen ESR/BESR kein Avis.

Beispiel: CFE Zahlungsprofil 100

Das Verwendungszweckprofil "100 Standardverwendungszweck mit Avis bei Überlauf" dient dazu, bei der Zahlung von 5 oder mehr Lieferantenrechnungen einen Zahlungsavis zu erzeugen. Die genaue Anzahl kann über das Feld "Anzahl offener Posten" gesteuert werden.

CFE: Zahlungsprofile als Basis für Avis-Versand

Beispiel: Zahlungsavis ab 3 Zahlungen

Haben Sie Lieferanten, die ab 3 Zahlungen innerhalb eines Kreditoren-Zahlungslaufs ein Avis erhalten wollen? Dazu nachfolgendes Beispiel mit dem Zahlungsprofil 110.

CFE: Zahlungsprofil 110 - Avis ab 3 Zahlungen

Über das Cockpit Zahlungen nehmen Sie zunächst den Kreditoren-Zahlungsprozess vor, den wir hier nicht betrachten. Nachdem Sie den Zahlträger erzeugt und erfolgreich an Ihre Hausbank übermittelt haben, steht als Abschluss des Zahlungsprozesses noch die Ausgabe der Zahlungsavise aus. 

Wählen Sie hierzu über die Aktionsrolle "Avise ausgeben".

Avis im Cockpit Zahlungen auslösen

Im Dialogfenster wählen Sie dann "Ausgeben".

Avis ausgeben: Detaileinstellungen

Nun werden die Avise, je nach Einstellung in der Belegdokumentenvorlage, entweder gedruckt oder als PDF-Dateien in die Ausgabeaufträge abgelegt. Alternativ können Sie "Anzeigen" auswählen, um die PDF-Datei direkt auf dem Bildschirm zu öffnen. 

Anschliessend können Sie die Avise per Post, per Fax oder per Mail versenden. Dies erfordert jedoch einige weitere, manuelle Schritte.

Automatisierter Avisversand per Mail

Einen grossen Teil dieses Aufwands können Sie sich sparen, wenn sie die Avis direkt per Mail versenden: Mit den entsprechenden Einstellungen werden die Avis beim Klick auf "Ausgeben" direkt an vordefinierte Email-Adressen verschickt.

Dazu sind einmalig einige Anpassungen in der Konfiguration notwendig. Um die genauen Anpassungen für Ihr System zu bestimmen und vorzunehmen, ist eine individuelle Betrachtung der Konfiguration durch einen Experten von Polynorm nötig. 

Da Ihr System z.B. in den Kommunikationsarten leicht abweichen kann, sind die nachfolgenden Schritte nur als Beispiel gedacht und ohne Gewähr.

Im Customizing ist das Medium "E-Mail" als bevorzugte Belegdokument-Vorlage zu aktivieren.

Avis automatisch per Mail verschicken

In der Belegdokumentvorlage "ADVICEEMAIL" sind spezifische Einstellungen zu hinterlegen. Beispielsweise kann die zentrale Mailadresse Ihrer Buchhaltung für den Erhalt von Fehlermeldungen bei Nicht-Zustellung des Avis definiert werden. Auch einen Betreff und Text für das Email mit dem Avis, dass der Lieferant erhält, können Sie hier festlegen.

Einstellungen für Avis-Mailversand festlegen

Im letzten Schritt definieren Sie beim Lieferanten einen Ansprechpartner sowie die Mailadresse, an die das Zahlungsavis gesendet wird. 

Ansprechpartner für Avisversand per Mail festlegen

Nachdem diese Konfiguration vorgenommen wurde, erhält der Lieferant automatisch alle künftigen Avis per Email. 

Haben Sie sich schon Gedanken gemacht, wie Sie die eingesparte Zeit nutzen wollen? Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei der Konzeption und Umsetzung - nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

(1) Auch nach der Umstellung auf die QR-Rechnung wird es weiterhin Zahlungen (z.B. Auslandszahlungen) geben, die nur über eine IBAN abgewickelt werden. Die Rechnung mit QR-Code ist eine reine Schweizer Lösung, die in anderen Ländern so nicht implementiert wird.

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