Ihr Weg zum papierlosen Büro

Das Dokumenten-Management-System ist der Gamechanger zur zeitraubenden Suche und Bearbeitung von Dokumenten. Das Vorgehen, wie ein DMS im Unternehmen eingeführt wird, erklären wir im Artikel Schritt für Schritt.

Das Problem kennen Sie sicher?

Dokumente werden von verschiedenen Anwendungen im Unternehmen erzeugt und gelangen über unterschiedliche Kanäle in die Firma. Dies führt zu grossen Ablagen voller Ordner und einem Dschungel von Verzeichnissen auf den Fileservern. Auf den Arbeitsgeräten der Mitarbeitenden kommt eine unbekannte Anzahl an lokal gespeicherten Dokumenten hinzu. Teilweise liegen Dokumente in unterschiedlichen Versionen vor und die aktuelle Version ist oft nur auf dem lokalen Gerät des Mitarbeitenden abgespeichert. Zudem wird viel Zeit damit verbracht, ein bestimmtes Dokument in Bundesordnern, Mails, Fileservern zu suchen. Bedingt durch u.a. mobiles Arbeiten und Homeoffice sollten Dokumente ortsunabhängig und zu jeder Zeit schnell auffindbar sein.

Leider werden Dokumenten-Management-Systeme (DMS) üblicherweise weniger stark priorisiert, da der Nutzen auf den ersten Blick nicht erkennbar ist. Es wird befürchtet, dass die Geschäftstätigkeit der Firma beeinträchtigt, die Neu-Organisation im Umgang mit Dokumenten Monate dauern wird und das Projekt zudem mit hohen Kosten verbunden ist. Oft wird das DMS nur als notwendiges Übel angesehen, um gesetzliche Vorschriften zu erfüllen.

Ihre Sorgen sind unbegründet. Die Einführung eines DMS muss nicht mit einem zeitfressenden Mammut-Projekt verbunden sein, sondern kann schrittweise erfolgen. Bereits nach den ersten erfolgten Schritten werden Sie sich vom Nutzen überzeugen können, die Motivation im Unternehmen steigt und vieles wird zum Selbstläufer.

Herkömmliche Dokumenten-Ablage vs. digitales DMS

Einführung DMS - Schritt für Schritt

Eine bewährte Reihenfolge in der Einführung eines DMS, mit welcher wir sehr gute Erfahrungen machen konnten, wird im Folgenden beschrieben:

Schnittstelle zur Hauptanwendung

Mit einer Hauptanwendung wie z.B. einem ERP-System können erstellte Dokumente automatisiert an das DMS übergeben werden. Die Einrichtung dieser Schnittstelle hat den Vorteil, dass alle neu erzeugten Belege parallel im DMS abgelegt oder sogar redundanzfrei ins DMS verschoben werden können. Üblicherweise lässt man die Belege der Vergangenheit einmalig ebenfalls ins DMS übertragen. Dieser erste Schritt ist relativ rasch abgeschlossen und Sie können bereits viele Vorteile des DMS geniessen.

Posteingang Scannen

Danach bzw. während der Einrichtung der ERP-Schnittstelle kann die neu eingetroffene Post vom Sekretariat gescannt und direkt digital abgelegt und zur weiteren Bearbeitung weitergegeben werden.

Workflows und Prozesse Automatisieren

Reichen Sie eingehende Post oder auftragsbezogene Papierdossiers von einer Abteilung zur anderen weiter, bis ein Prozess abgeschlossen werden kann? Effizienter geht dies mit der Workflow-Engine Ihres DMS, mit welcher Sie eine optimale Übersicht über Prozesse, Aufgaben und Deadlines erhalten.

Wichtige E-mails ablegen

Ein wichtiger Teil der Korrespondenz läuft sicherlich auch bei Ihrem Unternehmen via E-Mail. Sie werden sich bestimmt fragen, wie mit irrelevanten oder sogar privaten Mails umgegangen werden soll und wie verhindert werden kann, dass dasselbe Mail, welches an mehrere Empfänger gesendet wurde, mehrfach abgelegt wird?

Hierzu gibt es verschiedene Wege, die besprochen und umgesetzt werden können.

Das papierlose Büro

Um die vorhandenen Papierberge zu digitalisieren, wird meistens eine Person für das Dokumenten-Scanning eingeplant. Es muss entschieden werden, welche Dokumenten-Arten prioritär wichtig sind und wie Dokumente im DMS gefunden werden sollen. Dazu ist es notwendig, den Dokumenten Eigenschaften (Beleg-Nummer, Beleg-Datum, Firmenname etc.) zu übertragen. Dies kann durch die Scanning-Lösung des DMS unterstützt und bis zu einem gewissen Grad mittels optischer Erkennung automatisiert werden.

Wie geht es weiter?

Spätestens ab dem Zeitpunkt, ab dem Dokumente mit der Volltextsuche in Sekundenschnelle gefunden werden, die vorher mühsam in verschiedenen Ordnern und Registern gesucht werden mussten, werden Sie das DMS lieben. Die Digitalisierung von weiteren Dokumenten-Arten ist schnell gemacht und das papierlose Büro wird zur Realität. Bis zu diesem Punkt haben Sie «lediglich» Dokumente archiviert und diese mit internen Prozessen verarbeitet. Die meisten DMS-Anwender sind mit diesem Zustand bereits sehr zufrieden und profitieren von einem effizienten und revisionssicheren DMS.

Wenn Sie das Potenzial des DMS noch weiter ausschöpfen wollen und die damit einhergehenden organisatorischen Herausforderungen nicht scheuen, können weitere Schritte gegangen werden.

Kreditoren-Workflow

Die Nachfrage nach Kreditorenworkflow-Prozessen ist während der Covid-Pandemie explodiert. Die effiziente und vor allem standortunabhängige Verarbeitung von digitalisierten Eingangsrechnungen kann mit einem DMS erreicht werden.

Office-Dokumente ablegen/verwalten

Bei der Verwaltung von Office-Dokumenten via DMS, handelt es sich nicht «nur» um deren Ablage und Archivierung, sondern auch um deren laufende Verwaltung und Versionierung.

Ziel ist die nicht-redundante Ablage dieser Dokumente im DMS und die Sicherstellung, dass aktuelle und vergangene Versionen für alle Mitarbeitenden zugänglich sind. Dafür müssen zum einen Aufräum-Prozesse für die initiale Übertragung der bestehenden Office-Dokumente ins DMS durchgeführt werden, zum anderen braucht es Disziplin, damit auf lokalen Arbeitsgeräten wie auch auf Fileservern zukünftig keine Dokumente mehr abgespeichert werden.

Sie interessieren sich für Dokumenten-Management?

Ihr persönlicher Betreuer oder Marcel Eugster hilft Ihnen gerne weiter.

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Das DMS ist der Gamechanger zur zeitraubenden Suche und Weiterbearbeitung von Dokumenten.

Marcel Eugster

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